学校業務改善

当事務所は、学校向けの「業務改善コンサルティング」および「業務改善に関するセミナー」の2点について活動しております。

 

このように、業務改善(学校経営)に関する活動を主としておりますので、教育方法など学校教育に関するコンサルティングやセミナーは行っておりません。あくまでも、「学校の業務改善を推進し、学校全体を活性化すること」が当事務所の業務内容になります。どうぞ、ご留意ください。

 

それでは、「業務改善コンサルティング」「業務改善に関するセミナー」の2点について紹介して参ります。
それぞれ説明が長くなりますので、セミナーに関して、コンサルティングとセミナーの比較に関して読まれる方は以下のリンクをクリックしてください。(ページ下部に飛びます)
業務改善に関するセミナー
コンサルティングとセミナーの比較

 

学校業務改善コンサルティング

学校業務改善
業務改善コンサルティングとは、学校現場の教職員の業務改善の実行・推進を行うことにより、学校全体を活性化する支援活動のことです。

 

ここで業務改善とは、教職員の業務負担軽減を図るべく、個人の作業や分掌作業を効率化し、生産性を向上する取り組みのことです。業務改善の例として、個人規模なら「アンケートなどデータ入出力業務の効率化」「事務処理など定型業務の効率化」、分掌規模なら「属人化解消による分掌強化」「分掌間作業のムダ消去」、学校規模なら「会議体見直しによる効率化」「情報共有手段見直しによる効率化」などが挙げれます。

 

学校業務改善コンサルティングの一例

学校業務改善の例

 

もちろん、ここで挙げたような改善を画一的に行うわけではありません。抱える問題や改善すべき事象、目指すべき姿は学校よにって大きく異なるからです。したがって、業務改善コンサルティングは以下のようなステップを踏み、改善活動を行っていきます。

 

学校業務改善の一連のステップ

学校業務改善の流れ

 

「改善対象業務の明確化」→「対象業務の工程洗い出し」→「具体的改善の実行」→「改善効果の検証」

 

このような流れです。言い換えれば、「調査」→「分析」→「改善実行」→「検証」というステップを踏むことで、確実な業務改善を推進します。

 

それでは、なぜこのような流れで業務改善を行っていくのか、解説いたします。
結論から言うならば、「場当たり的な業務改善の実行では、改善効果を見込むことがほとんどできないから」なのです。

 

 

ステップ@:改善対象業務の明確化

このステップでは、まずどの業務を改善対象とするべきかについて調査・分析を行います。しかし、早急な業務改善を進めるならばこのような遠回りはせず、体感的にムダと思う業務を改善対象とすればいいのではないか、と思う方もいらっしゃるかと思います。

 

しかし、このステップは絶対に必要です。なぜなら、「教員業務の特殊性」と「改善インパクトの大小」の観点から、改善対象の業務は慎重に判断する必要があるからなのです。

 

 

教員業務の特殊性

まず、以下の図をご覧ください。この図は、学校の先生方が日々こなされている業務について、3つの分類を行った結果を簡略化したものです。3つの分類とは、先生方がその業務について効率化することができるのか、またするべきなのかという観点から切り分けたものです。

 

 

学校教員業務の3つの分類

学校教員の業務分類

 

 

このように、学校の先生方の業務の最も大きな特徴は、効率化が不可能な業務時間が非常に長いという点です。平均的な都立高校教員の受け持ちコマ数などから試算した結果、1週間の勤務時間のおよそ半分は授業やホームルームなど効率化がそもそも不可能な業務となります。「50分の授業を30分に効率化する」というのは時間としては短縮されますが、あまりにも現実的でない上に教育の質を落とすことにもつながりかねません。

 

このように、そもそも効率化不可能な業務が多くを占めているというのが、他の業種と比べた際の大きな特徴となります。

 

また、効率化が可能である業務の中でも、「効率化すべきである業務」と「効率化すべきでない業務」に分類することができます。例えば生徒対応や授業準備の構想に係る部分(予備実験なども含む)は、学校が提供する教育機能の根幹であり、短縮すればよいというものではありません。むしろ、「効率化すべきである業務」つまりその他の業務時間を短縮することで、このような生徒対応や授業準備などの時間を増やしていくことこそが、学校業務改善の基本的な方向性であるといえるのです。

 

 

改善インパクトの大小

次に、以下の図をご覧ください。この図は、先ほど説明した「効率化すべきである業務」の中から、どの業務を改善対象とすべきかという分析手法について例を示したものです。この分析から、改善インパクトが最も大きい業務を抽出することができます。このような分析手法を「PQ分析」と呼びます。

 

「効率化すべきである業務」に対するPQ分析について

学校業務改善の分析例

 

まず、左図のような集計表を活用し、各作業に関してかかっている時間を集計します。この時、全ての作業について調査するのではなく、調査するのは「効率化すべきである業務」であることに注意が必要です。
その後、右図のようなグラフを活用し、業務にかかっている時間を一覧表示します。この結果、現状最も多くの時間を費やしている業務を抽出することができます。

 

このPQ分析の理論背景は、「最も時間のかかっている業務ほど、業務改善が成功したときのインパクトが大きい」という点にあります。

 

時間のあまりかかっていない業務は、業務改善を行っても改善効果が少ないのです。1週間当たり1時間しか時間を費やしていない業務は、業務改善効果が50%発生したとしても、改善時間は30分のみです。一方、1週間当たり6時間費やしている業務であれば、30%の改善効果しか発生しなくとも、改善時間はおよそ2時間となります。

 

現場の先生方は大変お忙しく、業務改善に使うことのできる時間は限られています。したがって、手あたり次第の業務改善では改善効果があまり見込めず、失敗の終わるケースが非常に多いのです。

 

業務改善を行うには、まず改善対象業務の明確化を行うことが必要不可欠といえるのです。

 

 

ステップA:対象業務の工程洗い出し

ステップ@で明確化された「効率化すべき業務」について、作業工程の洗い出しを行います。1つの業務はたくさんの工程から構成されているため、工程の洗い出しを行わなければ具体的に業務のどの部分を改善すべきか判断することが出来ないからです。

 

ここでは、業務工程の洗い出しの手法として、「巻紙分析」を紹介します。

 

巻紙分析による業務工程の洗い出し(例:模試業務)

学校業務改善の分析手法

 

巻紙分析とは、業務工程を1枚の紙面(データ)に書き連ねる分析手法の1つです。このような分析によって、業務を構成する工程のどの部分に改善の余地、ムダが発生しているかを判断することができます。
個別具体的な事例によりますが、一般的には「データ集計や入力」「分掌間でのやりとり」などを含む工程にムダが生じているケースが多いと言えます。

 

 

ステップB:具体的改善の実行

改善対象業務の明確化、そして工程分析が終わって初めて具体的改善の実行に移ります。この段階では、改善インパクトの大きな業務と、その業務の中でムダが発生していると思われる工程の分析が終了しているので、満を持して改善を実行することができます。

 

改善実行にも様々な方法がありますが、ここでは業務改善の視点として知られているECRSの原則について紹介します。

 

業務改善の分析手法の例:ECRSの原則

学校業務改善の分析手法

 

ECRSの原則とは、業務改善を実行する上での4つの視点のことを指します。この視点に沿って改善策を考えていくことにより、効果的な業務改善を実行できることがしられています。
ECRSの要素は順番に、「排除」「結合」「交換・置換」「簡素化」であり、それぞれの英語頭文字をとってECRSと呼ばれています。例えば「排除」であれば、「この工程を排除することはできないか」、「結合」であれば「この工程を前工程と一括して行うことはできないか」というような形です。

 

このような改善手法について、貴校の実情に沿って最適なものを選択し実行していきます。

 

 

ステップC:改善効果の検証

 

業務改善には、実行後の検証が必要不可欠です。体感としては作業がラクになったというような場合でも、しっかりと改善効果を測定・分析し、今後の業務改善に活用していくことが重要です。
このような取り組みにより、業務改善の横展開(他の分掌における実行)を行うことが容易となり、学校全体での業務改善推進の機運を高めることができます。

 

業務改善は、やって終わりではありません。正確な改善効果の検証を通し、学校レベルでの業務改善の実行へとつなげていくことが重要です。

 

 

 

このような分析や改善手法を活用することにより、学校業務改善のコンサルティングを行っております。ここで示した手法はあくまでも一例ですので、実際には学校の実情に沿った分析や改善手法を選択していくことになります。

 

業務改善のコンサルティングのご依頼や、内容に関するご質問などは、メールもしくはお電話からお待ちしております。

 

 

 

学校業務改善セミナー

学校業務改善

 

学校業務改善セミナーとは、学校業務改善の考え方や具体的手法などについて、セミナーや研修を通し教員や職員の方など学校関係者にお伝えするというものです。

 

学校業務改善コンサルティングと比較して、具体的な分析や改善を当方が貴校に向けて実行することはできません。しかし、「短期間において」「多数の方に」業務改善の概念や具体的手法をお伝えすることができるため、受講者の方からは大変ご好評を頂いております。

 

今まで行ってきたセミナーの具体例としましては、

 

・学校教員の業務効率化セミナー(1時間、20人程度)
・学校事務職員の生産性向上セミナー(2時間、150名程度)

 

など、時間や規模は様々です。もちろん内容は「学校業務改善」という一貫したテーマでセミナー・研修を行っております。

 

業務改善セミナーのご依頼や、内容に関するご質問などは、メールもしくはお電話からお待ちしております。

 

 

コンサルティングとセミナーの比較

 

ここで、業務改善コンサルティングとセミナーについて、提供を受ける皆様にとった違いを比較しまとめます。

 

業務改善コンサルティングとセミナーの比較

学校業務改善の比較

 

おおまかに、このような違いとなっております。金額はコンサルティング・セミナー実施日数によって異なるため、参考として示しております。

 

 

実際に、自校の業務改善を推進したいと考えていらっしゃる方でも、「実施の効果に不安がある」「金額的な不安がある」「経営コンサルタントに依頼することに抵抗がある」など、様々な理由で悩まれている事と思います。実際に、業務改善コンサルティングの場合は実施期間もある程度必要となるため、学校として簡単な決断を下すわけにはいかないと存じます。

 

そういった際に、まずはセミナーを受け雰囲気を確かめてた後、業務改善コンサルティングを依頼するか判断したいというご相談も頂いております。セミナーは金額や実施期間ともにコンサルティングに比べ小規模であり、なおかつ業務改善手法や内容、コンサルタントが信用できるか否かなども知ることができるからです。

 

したがいまして、
「自校の業務改善実施を決めている方」「出来る限り早期の業務改善を実施したい方」は業務改善コンサルティングのご依頼
「自校の業務改善を進めたいが、依頼に不安がある方」「まずは業務改善の考え方について知りたい方」は業務改善セミナーのご依頼

 

このような形で御依頼を頂ければと思います。

 

業務改善のコンサルティング・セミナーのご依頼や、内容に関するご質問などは、メールもしくはお電話からお待ちしております。

 

 

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